1. Introduzione

Oriflame è responsabile della raccolta delle segnalazioni di effetti indesiderati gravi dei cosmetici e della comunicazione di queste informazioni alle parti interessate. La segnalazione di effetti indesiderati gravi e la condivisione di queste informazioni rendono i cosmetici più sicuri e costituiscono un aspetto importante per la tutela della salute pubblica.

La presente informativa sulla privacy illustra le modalità di raccolta e utilizzo dei dati personali dell'utente quando questo presenta una richiesta di risarcimento per reazione avversa. Ci impegniamo a proteggere la vostra privacy e a rispettare le leggi vigenti in materia di protezione dei dati.

La presente Informativa sulla privacy è indirizzata a:

  • Persone che segnalano eventi avversi, forniscono informazioni sulla sicurezza dei nostri prodotti, richiedono informazioni mediche e presentano reclami sulla qualità dei prodotti;

  • Persone che sono oggetto di eventi avversi, richieste di informazioni mediche e reclami sulla qualità dei prodotti.

Nel presente avviso, i riferimenti all'utente e al suo si riferiscono a un utilizzatore di prodotti Oriflame quando viene presentata una richiesta di risarcimento relativa a una reazione avversa avuta da tale utilizzatore (Richiesta di risarcimento per reazione avversa).

Informazioni personali o dati personali:

qualsiasi informazione relativa a una persona identificabile che può essere identificata direttamente o indirettamente dalle informazioni

  1. Chi siamo?

Siamo Oriflame Research and Development Limited (Oriflame, noi, nostro) e siamo un “responsabile del trattamento dei dati”, il che significa che siamo responsabili di decidere come e perché i vostri dati personali vengono trattati per gli scopi descritti nella presente Informativa sulla privacy.

L'indirizzo della nostra sede legale è 1 Stokes Place, St. Stephen's Green, Dublino 2, D02 DE03.

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Raccolta dei dat

Raccogliamo i dati personali direttamente dall'utente quando presenta un reclamo per reazione avversa o da un'altra persona (ad esempio un Brand Partner che gli ha venduto un prodotto Oriflame) se presenta un reclamo per suo conto. I tipi di informazioni che raccogliamo includono:

  • Informazioni di contatto: Indirizzo, indirizzo e-mail, numero di telefono

  • Informazioni di identificazione: Nome, anno di nascita, sesso, tipo di pelle

  • Informazioni sensibili: Dati sulla salute, compresi i dettagli sulle reazioni avverse, il trattamento, la frequenza di ospedali/medici, la diagnosi medica e le informazioni di contatto del fornitore di assistenza sanitaria.

  1. Finalità del trattamento dei dati personali

rattiamo i dati personali per le seguenti finalità:

  • monitorare la sicurezza dei nostri prodotti, che comprende l'individuazione, la valutazione, il follow-up e la prevenzione di eventi avversi, nonché la segnalazione di eventi avversi alle autorità competenti

  • rispondere ai reclami sulla qualità dei nostri prodotti, come ad esempio qualsiasi difetto di qualità e/o efficacia, stabilità, affidabilità, sicurezza, prestazioni o utilizzo; rispondere alle richieste di risarcimento dei danni.

  • altre domande o richieste e migliorare i nostri prodotti e servizi; rispettare le nostre politiche e i requisiti legali locali, normativi nazionali/internazionali e di conformità;

  • comunicare con l'utente in merito alla sua richiesta di risarcimento per reazione avversa;

  • condurre audit e difendere controversie.

Utilizzeremo i vostri dati personali solo per gli scopi per i quali li abbiamo originariamente raccolti, a meno che non riteniamo ragionevolmente di doverli utilizzare per un altro motivo e che tale motivo sia compatibile con lo scopo originario. Se dovessimo utilizzare i vostri dati personali per uno scopo incompatibile, ve lo comunicheremo e vi spiegheremo la base giuridica che ci consente di farlo.

  1. Base giuridica per il trattamento dei vostri dati personali

Trattiamo i vostri dati personali sulla base dei seguenti fondamenti giuridici:

  • Adempimento di un obbligo legale: Per adempiere ai nostri obblighi di segnalazione ai sensi del Regolamento cosmetico europeo n. 1223/2009 o di altri regolamenti legali.

  • Interesse pubblico: Proteggere la salute pubblica indagando e segnalando le reazioni avverse.

  • Il vostro consenso: Se ci avete dato il consenso all'utilizzo dei vostri dati personali.

  • Necessità di proteggere interessi vitali (vostri o di altri).

Quali sono le vostre responsabilità?

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È importante che le informazioni personali in nostro possesso siano accurate e aggiornate. La preghiamo di informarci se le sue informazioni personali cambiano. Se l'utente non fornisce alcune informazioni quando richiesto, non sarà possibile elaborare la sua richiesta di risarcimento per reazione avversa.

Con chi condividiamo i vostri dati personali?

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Nell'ambito dell'adempimento dei nostri obblighi legali, dovremo condividere le informazioni relative alla richiesta di reazione avversa (compresi l'anno di nascita, il sesso, il paese di residenza e i dati medici) con le autorità competenti per adempiere ai nostri obblighi di segnalazione ai sensi dell'articolo 23 del regolamento (CE) n. 1223/2009 sui prodotti cosmetici.

Condivideremo le informazioni personali dell'utente con qualsiasi membro del gruppo Oriflame Cosmetics e con altre società che possono essere aggiunte al nostro gruppo di volta in volta, nella misura in cui tale condivisione è necessaria per la nostra gestione interna delle richieste di risarcimento per reazioni avverse e per scopi di segnalazione.

Possiamo condividere i vostri dati personali con la società Oriflame che vi ha venduto un prodotto che ha (potenzialmente) causato reazioni avverse, nel caso in cui sia necessario per gestire eventuali reclami legali relativi a tale vendita.

Potremmo dover condividere i vostri dati personali con terze parti, compresi i fornitori di servizi terzi (e i loro agenti designati):

  1. che hanno bisogno di conoscere le informazioni relative alla vostra Richiesta di risarcimento per reazione avversa;

  1. se richiesto dalla legge;

  1. se è necessario per gestire il nostro rapporto con voi; o

  1. se abbiamo un altro interesse legittimo a farlo.

Chiediamo a terzi di rispettare la sicurezza dei vostri dati personali e di trattarli in conformità alla legge.

Potremmo anche condividere i vostri dati personali con terzi per motivi normativi e legali (compresa la segnalazione di reazioni avverse, come indicato sopra). Ad esempio, nel caso in cui sia necessario condividere le informazioni dell'utente con un medico esperto per valutare le nostre scoperte. Potremmo condividere le vostre informazioni personali con terzi nel caso in cui la nostra azienda o sostanzialmente tutti i suoi beni vengano acquisiti da una terza parte.

 

8 Trasferiremo i vostri dati personali al di fuori dell'Unione Europea?

 

Potrebbe essere necessario trasferire i dati personali dell'utente in paesi che non dispongono di leggi sulla protezione dei dati che garantiscono lo stesso livello di protezione di quelle dello Spazio economico europeo. Ad esempio, potrebbe essere necessario trasferire i dati personali dell'utente in India, dove si trovano i nostri servizi di assistenza informatica, e trasferire i dati personali dell'utente ai team del servizio clienti del paese di residenza dell'utente, che lo contatteranno in merito alla richiesta di risarcimento per reazioni avverse.

 

Garantiremo che tali trasferimenti siano legittimi e supportati da solidi impegni contrattuali approvati dalle autorità di regolamentazione competenti e che i vostri dati personali siano sempre mantenuti al sicuro. Se desiderate ulteriori informazioni sulle misure di protezione in atto, contattate il nostro Responsabile della protezione dei dati all'indirizzo privacy@oriflame.com.

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Per quanto tempo conserveremo i vostri dati personali?

 

Conserveremo i vostri dati personali solo per il tempo necessario a raggiungere gli scopi per cui li abbiamo raccolti, compreso il soddisfacimento di eventuali requisiti legali, contabili o di rendicontazione. Di norma, conserveremo le informazioni relative alle reazioni avverse per un periodo di 10 anni dalla data in cui è stato immesso sul mercato l'ultimo lotto del prodotto cosmetico oggetto della richiesta di risarcimento per reazione avversa, ma potrebbe essere necessario conservarle per un periodo più lungo se sono oggetto di una richiesta di risarcimento legale; in tal caso, conserveremo tali informazioni fino a quando la richiesta di risarcimento e le eventuali richieste correlate non saranno state risolte. Nella misura massima possibile, tali informazioni conservate sono pseudonimizzate o anonimizzate.

 

Per determinare il periodo di conservazione appropriato per le informazioni personali, consideriamo la quantità, la natura e la sensibilità delle informazioni personali, il rischio potenziale di danni derivanti dall'uso o dalla divulgazione non autorizzata delle informazioni personali, gli scopi per cui trattiamo le informazioni personali e se possiamo raggiungere tali

 

  1. scopi con altri mezzi, e i requisiti legali applicabili.

 

Quali sono i vostri diritti alla privacy?

 

Per legge avete il diritto di:

 

 

  • Accesso ai dati personali. Tutte le richieste di accesso ai dati personali devono essere inviate per iscritto. L'accesso ai vostri dati personali non comporta il pagamento di una tariffa; tuttavia, potremmo addebitare una tariffa ragionevole se la vostra richiesta di accesso ai dati è chiaramente infondata o eccessiva. Potremmo dovervi chiedere informazioni specifiche per aiutarci a confermare la vostra identità.

  • Rettifica delle informazioni personali che trattiamo su di voi. Questo vi permette di far correggere qualsiasi informazione incompleta o inesatta da noi trattata su di voi.

  • Cancellazione delle informazioni personali. L'utente può chiedere la cancellazione o la rimozione delle informazioni personali.

  • Oporsi al trattamento dei propri dati personali ai sensi della presente informativa.

  • Limitazione del trattamento dei vostri dati personali. Questa possibilità vi consente di chiederci di sospendere il trattamento delle informazioni personali che vi riguardano, ad esempio se volete che ne venga accertata l'esattezza.

  • Portabilità delle informazioni personali. L'utente può chiederci di fornirgli le informazioni personali in nostro possesso in un formato strutturato, comunemente utilizzato e leggibile a macchina.

  • Ritirare il consenso Se ci avete dato il consenso all'utilizzo dei vostri dati personali, potete ritirare il vostro consenso in qualsiasi momento.

  • Presentare un reclamo sulle nostre attività di trattamento dei dati contattandoci all'indirizzo privacy@oriflame.com. In alternativa, è possibile presentare un reclamo al Commissario irlandese per la protezione dei dati online all'indirizzo https:// forms.dataprotection.ie/contact, scrivendo all'Office of the Data Protection Commissioner, 21 Fitzwilliam Square South Dublin 2, D02 RD28, Irlanda o chiamando il numero +353 (01) 765 01 00 o +353 1800 437 737.

Se desiderate esercitare uno qualsiasi dei vostri diritti in relazione ai vostri dati personali, siete pregati di contattarci utilizzando i dettagli riportati al punto 13 della presente informativa.

 

  1. Sicurezza

 

Trattiamo tutte le informazioni personali dell'utente in modo confidenziale e adotteremo tutte le misure ragionevoli per mantenere le informazioni personali dell'utente al sicuro una volta trasferite nei nostri sistemi. Implementiamo misure di sicurezza adeguate per proteggere le vostre informazioni personali da accessi non autorizzati, alterazione, divulgazione o distruzione.

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Modifiche alla presente informativa sulla privacy

 

Possiamo aggiornare la presente informativa sulla privacy.

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Contattateci

 

In caso di domande sulla presente informativa sulla privacy o sul modo in cui trattiamo i vostri dati personali, inviate un'e-mail al nostro responsabile della protezione dei dati all'indirizzo privacy@oriflame.com.